Dokumentumkezelő rendszer

Mi a dokumentumkezelő rendszer?

A dokumentumkezelő rendszer segítséget nyújt a könyvelésben és a könyvelés számára elengedhetetlen iratok tárolásához, rendszerezéséhez és iktatásához. Ilyen dokumentumok pl.: a Kft-k szerződései, a Bt-alkalmazottak adókedvezmény-nyilatkozatai, vagy alapítványok egyéb bizonylatai. A dokumentumkezelő rendszer természetesen nem teszi papírmentessé a folyamatokat (törvényi előírás), és sokszor a gyakorlatban is szükségesek a papír alapú iratok megőrzése.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer viszont rengeteg időt és energiát spórol, hiszen azonnal előkereshetők a szükséges dokumentumok és az elektronikus tárolásnak köszönhetően nem kallódnak el a sok irat között, mint a fizikai, papír-alapú anyagok esetén, miután azokat a könyvelésből visszakapják a cégek.

 A dokumentumkezelő rendszer lehetőséget nyújt arra, hogy akár a több évvel ezelőtti dokumentumok, számlák és szerződések is azonnal visszakereshetőek legyek, nem úgy, mint a fizikai papír-iratok, főleg ha azok nincsenek fizikailag a helyszínen.

Az elektronikus rendszer testreszabása külön kiemelendő. Beállítható egy címkézési rendszer, amellyel a dokumentumait nem csak dátum szerint keresheti vissza, hanem további egyéni szempontok szerint is, így tovább lehet gyorsítani a folyamatot. Véleményünk szerint az elektronikus dokumentumkezelő rendszer rengeteg terhet levesz a vállalkozások és a könyvelők válláról, így a használata rohamosan terjedni fog, és a modern szemléletű irodák alapkellékévé fog válni.

Hogyan működik a dokumentumkezelő rendszer?

A rendszerbe interneten keresztül vihetők fel a dokumentumok és megtekinteni csak megfelelő jogosultsággal lehet. A titkosított kapcsolatnak és a biztonsági rendszernek köszönhetően idegeneknek nincs hozzáférésük a dokumentumokhoz. A dokumentumok (számlák, szerződések, egyéb iratok) mind logikusan strukturált könyvtárakba kerülnek feltöltésre. Óriási előny, hogy a feltöltést maga az ügyfél is meg tudja tenni, így nem kell személyesen elhozni az iratokat hozzánk, tehát koncentrálhat a lényeges vezetői feladatokra. Ez a lényege a távkönyvelés szolgáltatásunknak, és ezt nem csak a távoli cégek kérhetik, hanem azok is, akik Solymár, Pilisvörösvár, Piliscsaba, Üröm, Pilisszentiván vagy Pilisborosjenő környékén vállalkoznak.

A dokumentumkezelő rendszert akár saját vállalkozásában is felhasználhatja, hiszen nem csak a könyvelésre lehet használni. A rendszer képes vállalkozásának másféle ügyviteli teendőt is kiszolgálni. Beállíthatóak jogosultsági szintek, így egyes kollégái jogosultak lehetnek dokumentumokat feltölteni, módosítani, törölni, míg másoknak kioszthat csak megtekintői engedélyt.